1 Kappleikadmin

Kappleikadmin er FolkOrg sitt elektroniske kappleikssystem. Kappleikadmin inneheldt påmeldingssystem, startlistefunksjonar, dommarskjema og poeng- og resultatsystem. Lokallag og områdelag kan få gratis tilgang til Kappleikadmin og tilstrekkeleg med vegleiing. 

Ved bruk av Kappleikadmin, skjer påmeldinga via nettsida tevling.folkorg.no og resultatlista blir publisert på resultat.folkorg.no.

Ynskjer du meir informasjon, eller tilgang til systemet? Ta kontakt med Sina Myhr: sina@folkorg.no, tlf. 95442592

2 Tevlingsreglement og dommarskjema

Dei fleste lokalkappleikar har sitt eiget tevlingsreglement. Mange av desse er laga med utgangspunkt i FolkOrgs reglement, men med enkelte tilpassingar av reglementet og tevlingsklassane. Dersom ein vel å nytte Kappleikadmin, kan ein skrive ut dommarskjema med ferdig utfylde namn og lag via systemet. 

Her finn du FolkOrg sitt tevlingsreglement og dommarskjema: Tevlingsreglement og dommarskjema

3 Dommarar

  • Dommargjerninga er som regel gjort på dugnad, men dommarane får gjerne dekt reise- og overnattingsutgifter.
  • Ver ute i god tid med å finne dommarar til kappleiken. Tenk gjennom dommarsamansettinga.​
  • Ha god informasjonsflyt med dommarane i forkant av kappleiken​
  • Ta vare på dommarane. Hugs å leggje til rette med servering i løpet av dagen​.

Dommarpanel

  • Det kan vere lurt å legge til rette for ein viss grad av overlapp av dommarar frå kappleik til kappleik​. Gjerne saman med mindre erfarne dommarar. På den måten legg ein til rette for rektruttering av nye dommarar på ein god måte. 
  • Tenk mangfald i dommarpanela, både når det gjeld kjønn, alder, bustadadresse og erfaring, slik at dommarpanela speglar deltakarane/miljøet på ein god måte.
  • Det finst fleire måtar å setje saman dommarpanel på. Det er gjerne vanleg med tre personar som dømer i kvar klasse, men ein kan også ha samansette dommarpanel der dommarane dømer i fleire klassar. 

Dommarmøte
Legg opp til eit felles møte med dommarane før kappleiksstart. Her kan dommarane få tid til å samrå seg, og ein kan informere om tevlingsreglement, dommarskjema, eventuelt vandrepremier og andre praktiske ting. Pass på at dommarane har penn, papir, startlister (om det let seg gjere) og kopi av tevlingsreglement. 

Samleskjema
Samleskjema er eit skjema med to kolonner: ei kolonne med namn på startummera i den gitte klassa, og ei blank kolonne kor dommaren skriv inn sin poengsum. Denne lista kan gis til resultatservice etter ei klasse er over, slik at dei kan plotte poengsummar inn i systemet og hente ut ei førebels resultatliste som legg grunnlaget for dommarmøtet. På denne måten slepp lokal arrangør å samle inn alle dommarskjema og dommarane kan bruke dommarskjema til sine private notatar. I mindre klassar er det ikkje alltid naudsynt at resultatservice lagar ei førebels resultatliste. Her kan dommarane heller levere ei ferdig resultatliste direkte til resultatservice. 

Tilbakemeldingar til deltakarar

  • Mange kappleikar, inkludert Landskappleiken, har tidlegare hatt opplegg kor dommarane har gitt munnlege tilbakemeldingar til juniorar og C-klassingar. Dette har dei fleste gått vekk frå, då erfaringar viser at det er ei vanskeleg øving å gje tilbakemeldingar på ein god og konstruktiv måte. Det er også tidkrevjande for dommarane.
  • På kappleikar med rekruttklasse, gir ein gjerne tilbakemeldingar i staden for poengsum og rangering. Her er det lurt å ta ein prat med dommarane i forkant om kva type tilbakemeldingar ein skal gje og kva målet med tilbakemeldingane skal vere.

4 Hugseliste i forkant av kappleiken

  • Sett saman ei eiga kappleiksnemnd, der dei som er med har ansvar for ulike delar av kappleiken (t.d. tevling, frivillige, dommarar, premiar og premieutdeling, PR/informasjon, økonomi, arena og teknisk, mat og drikke, konsertar og dansespel, rydding og reinhald m.m) 
     
  • Søk om løyve frå TONO og lag rutiner for innhenting av repertoar frå tevling, dansespel og eventuelle konsertar (sjå meir info lenger ned på sida).
  • Finn ut kva klassar det skal tevlast i, billettprisar, deltakaravgift og kva tid de ynskjer å starte påmeldinga. 
  • Arrangøren må bestemme seg for kva type påmelding det skal vera til kappleiken – førehandspåmelding, påmelding ved oppmøte, eller begge delar.  
  • Dersom det er førhandspåmelding på kappleiken har ein høve til å ferdigstille startlista før kappleiksstart. Ein kan då setje opp estimert tidsbruk, fordele øvingsrom og legge inn pauser på førehand. 
  • Finn ut av kva områder de treng frivillige til. Dette kan t.d. vere til registrering, billettsal, innpisking, backstage, programleiing, dørvakter, dommarvert, catering (til frivillig og stab) og mat- og drikkesal. 
  • Start i god tid med å finne frivillige og dommarar. 
  • Gje tilstrekkeleg med informasjon til alle involverte: dommarar, frivillige, deltakarar, programleiarar. Send ut vaktlister og anna informasjon til frivillige, og dommarskjema m/rettleiing og tevlingsreglement til dommarar. FolkOrg har eit eige tevlingsreglement, medan fleire lokale arrangørar har sine eigne.  
  • Førebu resultatservice og gi naudsynt opplæring/innføring til dei ansvarlege. 
  • Gjer klart eit samleskjema til dommarane – ei oversikt over alle startnummer kor dommarane fyller inn poengsummar. Skjema blir gitt til resultatservice, i etterkant av tevlingane, som lagar ei førebels resultatliste som blir utgangspunktet for dommarmøta. 
  • Skriv ut dommarskjema på førehand, samt sikre dykk tilgang til ein printer/kopimaskin under sjølve dagen. Det bør skrivast ut 5 eksemplar av kvart skjema: 3 til dommarane, ein til programleiaren, og eventuelt 1 i reserve. Om de nyttar dykk av Kappleikadmin, kan registreringa av deltakarar gjerast elektronisk, og dommarskjema treng difor ikkje skrivast ut før etter registreringa er gjort. 
  • Planlegg kveldsarrangementet og om det skal vera kveldsarrangement både fredag og laurdag eller berre ein av dagane. 

5 Hugseliste undervegs i kappleiken

  • Syt for at det er tilgjengeleg med øvingsrom til deltakarane og at det god organisering av desse. 
  • Ta vare på dommarane. Syt for tilstrekkeleg med pauser, mat og drikke.  
  • Dersom kappleiken har mange deltakarar, bør det leggast inn pauser for publikum. 
  • Pass på at frivillige og stab får nok mat og drikke i løpet av kappleiken  
  • Det kan vera lurt å ha ansvarspersonar som har oversikt der det er hektisk og mykje å passe på, som t.d. i registreringa og bak scena.  
  • Legg opp til eit dommarmøte i forkant av tevlingsstart.
  • Syt for å ha tilgjengelige rom til dommarmøter i etterkant av tevlinga. 

6 Hugseliste i etterkant av kappleiken

  • Dersom de nytter resultatdelen av Kappleikadmin, vil resultatlistene automatisk legge seg på desse nettsidene: resultat.folkorg.no 
  • Dersom de ikkje har nytta denne funksjonen, kan de gjerne sende resultatlistene til sina@folkorg.no, som legg ut resultatlista her: Tevlingsresultat 
     
  • Send inn rapport til TONO
  • Skriv ned erfaringar de gjorde dykk og tips og triks til neste års arrangør. Det kan vere lurt å har eit system for god overlapp til neste års arrangement, til dømes ved å skrive ein rapport, ha ei arrangørhandbok og/eller ein overlappande person som sikrar erfaringsdeling og kontinuitet. 

7 Sjokoladekappleik og aktivitetar for born og unge

Å syte for at arrangementet er barne- og familievennleg er eit viktig rekrutteringstiltak, og kan gjere at fleire barnefamiliar vel å komme. Nokon plassar blir det arrangert barne- og ungdomssamling i samband med kappleiken. Andre legg opp til f.eks. ei felles song- og dansestund for dei minste midt på dagen, ei økt med gokarstykkjer, leik og morro eller liknande. Det er ikkje nødvendigvis så store tiltak som skal til. 

Mange lokalkappleikar arrangerer Sjokoladekappleik for dei minste borna. Her har vi samla nokon tips og triks til arrangeringa. 

Påmelding: Vurder elektroninsk påmelding på førehand, med mogelegheit til å medle seg på inn mot start. Vurder ei nedre aldersgrense (til dømes 4 år).​

Registrering: Lag ein mal på kva for info som skal registrerast slik at konferansieren har nok opplysningar om alle deltakarane.​

Startliste: Lag ei enkel startliste og heng opp i lokala rundt.​ Rop opp frå scena kva for startnummer som skal byrje å gjere seg klare, slik at de syt for at det ikkje blir daudtid mellom startnummera. Syt for å ha tre - fem startnummer klare bak/ ved scena til ein kvar tid.

Mannskap på og bak scena: Vurder kor mange som trengst for å organisere på scena, til dømes programleiar og ein til å dele ut premiar. Ha nok frivillige bak scena.​

Dansespel: Syt for å ha ein allsidig spelemann tilgjengeleg for born som ynskjer å danse, men som ikkje har med seg eigen musikar.​

Premiering: 

  • Deltakarane kan med fordel gå av scena for å få premie, slik at neste utøvar kan gjere seg klar på scena. 
  • Det ligg i namnet at premiane skal vere sjokolade. Ver oppmerksame på at ein ikkje treng dele ut store mengder eller overdrive storleiken på premien – borna er fornøgde med ei sjokolademedalje, ein eventyrsjokolade eller liknande. Syt for å ha alternative premiar til born med mjølkeallergi.
  • Det er ofte vanleg at dommarane gjer ei kort tilbakemelding til deltakarane når dei får utdelt premien sin. Dette er ei krevjande øving, og det kan difor vere lurt å gje dommarane ei liste med ulike formuleringar som dei kan tilpasse og la seg inspirere av.

Ta borna på alvor på lik line med dei øvrige kappleiksdeltakarane og legg til rette for at dei yngste får ein god kappleiksoppleving på ein trygg og god arena!​

Her finn du fleire tips til sjokoladekappleiken

8 Synleggjering av kappleiken

Lokal presse

  • Ta kontakt med lokal presse i forkant av​ kappleiken. 
  • Send gjerne pressemeldingar i forkant, undervegs og i etterkant av arrangementet. Gje pressemeldinga aktualitet ved å fokusere på ei bestemt sak og send heller ut fleire pressemeldingar fordelt over tid. Døme på tema kan vere “Arrangerer kappleik for 50. gong” “Stor påmelding til årets fylkeskappleik”, “På kappleik for første gong”, “Heile bygda i sving for folkemusikken” osv. 
  • Det er større sjanse å få pressemeldinga på trykk om du legg ved eit godt og relevant bilete.

FolkArr

Sosiale media

  • Lån Snapchat-kontoen Folkemusikk Norge. Ta kontakt med Liv Annette i FolkOrg –​ livannette@folkorg.no - for å låne snap'en.​
  • Opprett Facebook-arrangement​ og bruk lokallaget eller fylkeslaget si FB-side og/eller instagramkonto aktivt.

Send ut invitasjonar

  • Send ut kappleiksinvitasjon til alle lokallag og miljø i regionen.
  • Send invitasjon og påminning om arrangementet direkte til nøkkelpersonar i miljøet som kan rekruttere fleire til arrangementet. 
  • Når påmeldingsfristen nærmar seg, kan ein ta direkte kontakt med personar ein ser at manglar på deltakarlistene. Spesielt i klassar med få utøvarar.  

9 Stønad og sponsorarbeid

Lokale kappleikar kan med fordel forsøke å innhente sponsormidlar til arrangementet og søke stønad til konsertar. Det er ikkje alle lokale kappleikar som har behov for, eller som tradisjonelt sett har dreve mykje med sponsorarbeid. Vi trur likevel det er lurt å vurdere å legge inn ein innsats på dette området, då det kan vere med å styrke økonomien til arrangementet og dei økonomiske musklane til arrangørlaget i etterkant av arrangementet. Eit eventuelt overskot kan gå til auka lagsaktivitet og/eller rekrutteringsarbeid dei komande åra. Moglegheita til eit økonomisk overskot kan for mange vere ein viktig motivasjon til å ta på seg arrangementsansvaret.

Aktuelle sponsorar kan vere: 
Lokale bankar, lokale bedrifter, kappleikshotell, kommunen, fylkeskommunen, regionrådet, forsikringsselskap, stiftingar.

Aktuelle stønadsordningar til konsertar 

  • Kulturdirektoratet 
  • Fond for utøvande kunstnarar 
  • Fond for lyd og bilde 
  • Norsk senter for folkemusikk og folkedans - små og raske midlar
  • Aktivitetstilskot frå FolkOrg

Planlegg sponsorarbeidet 
Utarbeid eit sponsorbrev med arrangementsskildring, der ein viser til kva kappleiken er og kva han inneheld. Ein må rekne med at offentlege sponsorar krev eit budsjett for kappleiken.  

Ein må tilby sponsorane noko for å få dei til å støtte ein. Til dømes kan dei ha logoen sin på band, t-skjorter, heimesider og i andre aktuelle samanhengar. Vellukka sponsorarbeid krev direkte kontakt og jamn oppfølging med aktuelle sponsorar, og ein må ta kontakt så tidleg som mogeleg – før dei har brukt opp dei avsette midlane sine til andre føremål. 

Når ein jobbar med sponsorar, bør ein prøve å appellere til deira samfunnsoppgåve i å bidra positivt når det skjer positive tiltak i kommunen deira. Det blir lagt ned mange dugnadstimar for å få til kappleiken, og då kan bedrifter bidra i form av pengar eller tenester.  

Det er også ein idé å få lokale bedrifter til å sponse spesifikke konsertar, scener, premiar eller liknande som dei kan setje namnet sitt på. Kanskje kan ein matvarebutikk sponse sjokoladekappleiken, eller sponse eit dansekurs for dei lokale som ynskjer å lære runddans før kappleiken tek til? Overnattingsplassar kan t.d. lage til eit “kappleikstilbod”.

Parallelt med at ein jobbar med å prøve å auke inntektene til kappleiken, bør ein også prøve å minke utgiftene på tilsvarande vis. Ein kan minke utgiftene ved å gjere avtalar med lokalt næringsliv, entreprenørar og andre som kan bidra når det gjeld spesifikke arbeidsoppgåver på kappleiken, og såleis bidra til færre utgifter. 

10 Tono-rapportering

FolkOrg har ikkje eigen avtale med TONO og lokal arrangør må betale TONO-avgift for kappleiken.  

Søke løyve om arrangement 
I forkant av kappleiken må lokal arrangør sende søknad om løyve til å ha konsertar. Dette gjer du her: https://www.tono.no/kunder/konsert-event/ 

Fyll inn som festival, og skriv kommentar i kommentarfeltet nedst. Skriv noko slik som dette: 
Kort oppsummert: to dagar med konsert og tevling. Konsert fredag og tevling laurdag. 

Da får du gjerne eit løyvebrev etter nokre veker, og kanskje nokre spørsmål om noko er uklårt. 

Rapport til TONO over framføringar:  
Innan ti dagar etter gjennomført arrangement skal ein da sende repertoarliste til TONO. Dette skal vere for samtlege konsertar, tevlingar og dansespel. Det er arrangøren sitt ansvar å sende inn lister til TONO.  

Rapportskjema ligg ute på TONO sine heimesider og er lokal arrangør sitt ansvar å sende inn. Bruk gjerne dette skjemaet for dansespelet:  TONO Musikkrapport for dansespel på LK og LF.pdf

Når det gjeld tevling så lag eit repetoarskjema der de samlar alle innslag som er komposisjonar. Dette kan de føre inn i eit standard repertoarskjema frå TONO (https://www.tono.no/wp-content/uploads/2023/11/Repertoarliste-TONO_.docx).  

I tillegg må de sende ei oversikt til TONO der de har rekna opp kor mange av innslaga som er komposisjonar og kor mange som er trad./frie verk.  

 Bruk gjerne denne tabellen i brevet til TONO: 

Totalt antall slåttar dansespel/konsertar 

786 

Antal trad-slåttar dansespel/konsertar 

637 

Andel trad.-slåttar dans/konsert 

81,0 

 

 

Totalt antall slåttar på scena i tevling 

725 

Totalt antall trad.-slåttar på scena i tevling 

698 

Andel trad.-slåttar tevling 

96,3 

 

 

Andel trad-slåttar totalt på konsertar, dansespel og speltevling:  

88,4 

Tala i tabellen er frå LK i Lom 2023. 

Tips til TONO-arbeidet 
Så lenge de har fått løyve til å gjennomføre arrangementet frå TONO, så er det prosentandelen fri musikk som bestemmer kor stort vederlaget blir. Det vil difor vere gunstig å melde inn heile kappleiken som eit arrangement (som festival), og ikkje enkeltkonsertar kvar for seg.  

Om ein sel billettar som kun går til enkeltkonsertar, vil kvar konsert reknast som eit eige arrangement. Om ein derimot inkluderer t.d. kveldsarrangementet/dansen same kveld i konsertbilletten, vil konserten reknast som ein del av kappleiken. Å melde inn kappleiken som eit arrangement på denne måten vil senke TONO-vederlaget betrakteleg for lokal arrangør.  

Eit anna tips for å senke vederlaget er å dokumentere så mykje musikk som råd, da det vil auke andelen fri musikk. T.d. er det lurt å gjere ein innsats for å få registrert alt av dansespel. Eit verk reknast som fritt da komponisten har vore død i 70 år. 

Oppsummert og tips – korleis gjer du dette: 
FØR ARRANGEMENTET
Meld kappleiken inn som eit arrangement til TONO (søk løyve) 

Lag gode rutiner for korleis de samlar inn slåttenamn og komponistar for alle slåttane som blir spelt på scena under kappleiken. Både på tevling, som dansespel og på konsertar.  

UNDERVEGS I ARRANGEMENTET
Tevling 
Samle inn kopi av dommarskjema. Domarskjemaet er kjelda til denne rapporten frå tevlingane. Om arrangøren nyttar seg av digital registrering av deltakarar i Kappleikadmin, ligg all informasjon de treng til TONO-registrering inne i systemet og arrangøren treng dermed ikkje ta vare på dommarskjema i papirformat.  

Dansespel 
Send ut skjema i forkant til alle som har meldt seg på til dansespel, slik at dei har moglegheit til å levere skjema i forkant (bruk til dømes skjemaet frå LK i Lom 2023: TONO Musikkrapport for dansespel på LK og LF.pdf). Ha eige dansespelvertskap som pratar med gruppene/musikarane før dei går på scena og følger opp at dei leverer skjemaet før dei går. Kopier opp skjema som ligg ved scena, slik at ein kan fylle ut rett før eller rett etter dansespelinga.  

Konsertar 
Bruk eiget TONO-skjema. Her har artist ansvar for å sende inn sjølv, men spør om kopi.  

ETTER GJENNOMFØRT ARRANGEMENT
Rekne ut andel fri musikk og send brev med vedlegg til TONO. Sjå eksempel på brev sendt til TONO frå LK i Lom 2023: Brev til TONO _ Innsending av rapporter LK2023.pdf

Her finn du meir informasjon: TONO for lokallag